A importância de se aproveitar o tempo

Sem duvidas um dos grande geradores da queda de produtividade em atividades pessoais e profissionais é a má gestão do tempo.

Saber administrar o tempo é fundamental por dois motivos:

  1. se o tempo diário é o mesmo para todos, quem souber se organizar, mais tempo terá para se dedicar às coisas importantes;
  2. se uma grande parcela do tempo não tem nosso controle direto, quem não fizer uso de técnicas adequadas, pode vir a ter problemas como: ansiedade, estresse, sobrecarga de trabalho, improdutividade, desmotivação, erros entre outros..

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Antes de outras considerações, conscientize-se destas afirmações:

Tempo: é o período cronológico que limita nossas atividades diárias. Ele pode ser bem aproveitado ou desperdiçado, e as consequências de seu mau uso, como sabemos, podem ser as piores possíveis;

Características: o tempo é limitado, perecível, irreversível, constante, intransferível, insubstituível, precioso, necessário, singular.

Administrar o tempo significa, portanto, ter planejamento diário, minimizar o tempo improdutivo, reeducar hábitos pessoais, concentrar-se nas prioridades e controlar os resultados.

Mas, por onde começar? O ponto de partida é fazer uma lista das atividades diárias que realiza com os tempos médios gastos nelas.

Depois analisar quais atividades são realmente importantes e verificar se as demais são, de fato, necessárias serem executadas, caso contrário, excluí-las da rotina. Após isso, confrontar a lista das atividades importantes  com o tempo considerado ideal de cada serviço que desenvolve.

Quando melhorar sua administração de tempo, seu objetivo será substituir o tempo atual pelo tempo ideal que colocou na lista, certo? E lembre-se de que os períodos de tempo alocados podem ser alterados periodicamente e devem sempre ser revisados.

Dê importância a isso, porque é o primeiro passo para melhorar a qualidade do serviço que presta em sua atuação profissional.

Todos nós nos envolvemos com desperdiçadores de tempo a cada dia de trabalho. Precisamos, porém, esforçar-nos para minimizá-los e, assim, melhorar nossa produtividade e ter mais tempo para atuar.

Os desperdiçadores internos são aqueles maus hábitos pessoais que bloqueiam parcialmente o cumprimento dos objetivos; os externos referem-se à participação de terceiros e também dificultam o sucesso do planejamento diário de atividades.

Com relação aos desperdiçadores internos, é muito comum em nível gerencial existirem problemas devido à má delegação, falta de planejamento diário, procrastinação (adiamento de tarefas) e desorganização pessoal.

Nos externos, os maiores problemas decorrem devido a reuniões improdutivas, alterações constantes de ordens, sobrecarga de trabalho e responsabilidades confusas.

Isso não significa dizer que fazemos tudo errado, muito pelo contrário. Vemos que os problemas são superados pelo esforço de cada um, mas com alguns desgastes até desnecessários. Sabendo atacar o desperdiçador, problemas futuros podem ser evitados.

Portanto, para um rápido treino, selecione seu maior desperdiçador de tempo, quer seja interno ou externo. É importante saber que só é considerado desperdiçador se for frequente e bloquear um grande objetivo.

Feito isso, busque identificar sua causas e se possível, elimina-la.

Para quem é líder e também enfrente problemas com a falta de tempo, um dos problemas comuns encontrados é a falta de capacidade de delegar.

Delegar é agir por intermédio de outros, partilhando autoridade e responsabilidade. É buscar resultados juntos. Quem não delega não dirige, executa. Então, como delegar?

  • delegue a quem tem condição de sucesso na atividade e não a quem está a sua disposição;
  • controle sempre à distância para não ficar com a imagem de fiscal;
  • veja se o delegado é bem aceito pelo grupo em que o serviço será executado;
  • confie no delegado sem medo que o supere. Lance a ele um desafio, com motivação;
  • dê todas as orientações à pessoa escolhida. Comece elogiando-a por suas habilidades em ter sido a indicada;
  • discuta o serviço com ela, negociando objetivos com riscos certos. Sabendo o que fazer, cabe a ela como fazê-lo;
  • tenha a mente aberta para mudanças e esteja sempre disponível;
  • nunca “delegue” recados, punições ou promoções;
  • faça reuniões periódicas ou peça relatórios. Vá espaçando o controle com o tempo e avalie seus critérios anteriores na próxima vez.

A delegação também é um grande recurso de administração de tempo, desde que bem conduzida. E não se pode desprezar que todo o esforço só tem valor se tiver como fundamento um objetivo. Os objetivos são resultados medidos, quantificados, que contribuem à entidade superior. Devem ser desafiadores, mas alcançáveis.

A administração do tempo na rotina das atividades diárias ajuda a simplificar os objetivos, a improdutividade, melhorar a qualidade do serviço prestado, além de contribuir em sua realização profissional e na transferência de conhecimentos para a vida pessoal.

Pense nisso!!

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